blogradio.vn - Cùng chúng tôi xác định 5 kiểu trì hoãn để tìm ra cách cải thiện phù hợp và hiệu quả nhất cho chính mình.

***

Trì hoãn từ lâu đã trở thành một hiện trạng phổ biến trong xã hội. Dù thế, đa số chúng ta vẫn chưa thể cải thiện được thói trì hoãn này dù nhận thức rất rõ tác động của nó đến công việc cũng như đời sống thường ngày. Hơn thế, thói quen sẽ ngày càng khó xóa bỏ nếu chúng ta chuyển từ trạng thái nhận thức sang bình thường hóa sự trì hoãn.

Một khảo sát năm 2015 đã chỉ ra rằng trung bình một người đã tốn khoảng thời gian bằng 55 ngày trong một năm chỉ vì thói trì hoãn. Đồng thời, họ cũng đã lãng phí 218 phút mỗi ngày cho những việc không quan trọng. Cụ thể, nếu bạn tiêu tốn trung bình 218 phút (hơn 3 giờ) mỗi ngày: 218 (phút) x 365 (ngày) = 79570 (phút) = 55,3 (ngày). Như vậy, mỗi năm, bạn đã lãng phí hơn 50 ngày vào những việc không cần thiết.

Do đó, bạn cần phải chuẩn bị cho mình những kiến thức cần thiết cùng một “tinh thần thép” và một thái độ quyết tâm cao độ để triệt để loại bỏ thói quen xấu này. 

Cùng chúng tôi xác định 5 kiểu trì hoãn để tìm ra cách cải thiện phù hợp và hiệu quả nhất cho chính mình. 

KIỂU 1: NGƯỜI THEO ĐUỔI CHỦ NGHĨA HOÀN HẢO

Kiểu người này vô cùng để tâm đến các chi tiết nhỏ. Người theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo thường không bắt tay vào làm việc ngay vì họ thường tốn thời gian lo toan cho khâu chuẩn bị. Điều này thường khiến họ trở nên căng thẳng dù công việc vẫn chưa thực sự bắt đầu. Đôi khi họ còn bị mắc kẹt trong chính kế hoạch của mình. Điều này khiến nhịp độ hoạt động của họ khó duy trì bởi họ luôn tốn thời gian trong suốt quá trình làm việc. 

Lời khuyên:

Nếu bạn là kiểu người trì hoãn trên, thay vì tập trung quá nhiều vào các tiểu tiết hay các bước thực hiện công việc, bạn nên chuyển sự tập trung vào mục đích cuối cùng của công việc đó. Xác định rõ mục đích cuối cùng của việc bạn đang làm và tự đặt cho mình một “hạn chót” là điều bạn cần làm để tránh tiêu tốn thời gian và năng lượng của mình.

Ví dụ, bạn được giao nhiệm vụ báo cáo về những thay đổi trong tệp khách hàng đến mua sắm tại cửa hàng của bạn tháng vừa qua. Điều bạn cần làm rõ là những con số cụ thể và những từ khóa quan trọng mô tả cụ thể từng nhóm khách hàng. Do đó, bạn cần tập trung để cho ra một biểu đồ thể hiện nội dung đó cũng như trực quan hóa các khái niệm khách hàng trong báo cáo của mình. Theo đó, bạn sẽ không trì hoãn nhiệm vụ vì mải chú ý đến những chi tiết không quan trọng trong báo cáo.  

KIỂU 2: NGƯỜI HAY MỘNG MƠ 

Kiểu trì hoãn này thường xảy ra ở những người có rất nhiều ý tưởng cho kế hoạch của mình, thậm chí họ có thể lập nên một kế hoạch cực kỳ sáng tạo nhưng lại thiếu quyết tâm khi bắt tay vào thực hiện. 

Lời khuyên:

Để kéo bản thân khỏi những tưởng tượng, bạn nên cụ thể hóa và đơn giản hóa kế hoạch của mình. Bạn nên chia nhỏ kế hoạch thành các phần khác nhau và lần lượt hoàn thành từng phần đó. Ngoài ra, bạn có thể lên kế hoạch theo mô hình SMART (Specific – Measurable – Attainable – Relevant –  Time) để tránh việc tốn thời gian thêm thắt quá nhiều chi tiết không cần thiết vào bản kế hoạch. Tốt hơn hết, bạn nên lập bản kế hoạch mà bản thân có thể thực hiện được ngay chứ không cần phải chờ một thời gian sau mới có thể thực hiện. 

Ví dụ: Bạn lên kế hoạch để đạt được mục tiêu thức dậy vào 6 giờ 30 phút mỗi ngày. Việc bạn nên làm là chia nhỏ kế hoạch của mình thành các bước nhỏ như:

Lên giường trước 11 giờ mỗi tối

Đặt báo giờ đi ngủ

Chỉ nhận những cuộc hẹn sớm để không phải về nhà muộn

Thức dậy vào 7 giờ 30 phút trong tuần đầu tiên 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên theo dõi sát sao tiến trình thực hiện kế hoạch của mình để có thể thấy rõ được kết quả của những việc bạn đang làm. Từ đó, bạn sẽ có thêm động lực để tiếp tục thực hiện các bước còn lại, góp phần hình thành nên thói quen lành mạnh hơn. 

KIỂU 3: NGƯỜI HAY LO ÂU 

Kiểu người này thường khá quan ngại khi nhận một nhiệm vụ bất kỳ, đặc biệt là những nhiệm vụ họ cho rằng bản thân không thể cáng đáng. Do đó, những người hay lo âu đôi khi có thể từ chối hẳn một nhiệm vụ vì lo sợ mình không thể hoàn thành nhiệm vụ đó và đồng thời cũng là nghi ngại sự phán xét của người khác. 

Lời khuyên:

Nhiều người cho rằng, một ngày làm việc năng suất thường bắt đầu bằng việc kiểm tra hộp thư điện tử vào mỗi buổi sáng và bắt đầu sắp xếp công việc. Tuy nhiên, với những người hay lo âu, lời khuyên dành cho bạn là dùng khoảng thời gian đầu ngày để làm việc mà bạn cho là khó khăn nhất. Sau mỗi lần vượt qua được những đầu việc khó nhằn đó, bạn sẽ củng cố được năng lượng và sự tự tin của mình, từ đó, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơi khi giải quyết những đầu việc khác. Bạn nên bắt đầu thực hiện điều này bằng cách chia nhỏ công việc ra và quyết tâm thực hiện nó vào mỗi sáng. 

Ví dụ: Bạn đối diện với một bài luận 2000 từ và ước chừng rằng việc này sẽ cần rất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành. Dù thế, khi chia nhỏ bài luận thành nhiều phần, bạn sẽ nhận ra bài luận này không cần nhiều thời gian để hoàn thành như bạn vẫn nghĩ (ví dụ: mở đầu – 15 phút, mục lục – 5 phút, lập biểu đồ – 20 phút, trình bày các luận điểm – 40 phút, kết luận – 30 phút)

KIỂU 4: NGƯỜI THƯỜNG GẶP KHỦNG HOẢNG

Người thường gặp khủng hoảng có thói quen cố tình trì hoãn công việc cho đến phút cuối cùng. Với họ, làm việc dưới áp lực thường cho họ nhiều động lực và sự tập trung cao độ. Do đó, họ thường đợi đến cận ngày đáo hạn mới bắt tay vào làm việc. Điều này cũng đồng thời cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như cho thấy bạn là người khá yếu kém trong khâu quản lý thời gian.  

Lời khuyên:

Đẩy bản thân vào áp lực để hoàn thành công việc nhanh hơn thực chất chỉ là ảo tưởng của bạn bởi cách làm việc này tuy có thể giúp bạn hoàn tất công việc nhưng không cho bạn đủ thời gian để kiểm tra lại toàn bộ sản phẩm. 

Nếu bạn là người có khả năng làm việc tốt hơn vào thời gian cận ngày đáo hạn, bạn có thể thử áp dụng phương pháp Pomodoro được phát triển bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirillo. Phương pháp này giúp bạn tập trung làm việc trong thời gian ngắn, với cường độ cao, sau đó cho bạn một khoảng thời gian ngắn để phục hồi và bắt đầu lại.

Ví dụ: Bạn có thể làm liên tục trong một giờ đồng hồ và nghỉ ngắn tầm 15 phút, sau đó lại bắt đầu làm việc trong một giờ tiếp theo… Cứ như thế, bộ não của bạn sẽ được nghỉ ngơi thường xuyên, có khoảng nghĩ để nạp lại năng lượng, tăng hiệu suất cho công việc của bạn. Dù thế, hoàn thành các nhiệm vụ sớm hơn kỳ hạn luôn là lời khuyên an toàn nhất để bạn có nhiều thời gian kiểm tra lại sản phẩm và hoàn thiện nhiệm vụ được giao. 

KIỂU 5: NGƯỜI BẬN RỘN VỚI MỌI THỨ

Người bận rộn với mọi thứ thường gặp khó khăn trong việc xử lý các đầu việc của mình bởi họ không thể xác định được đâu là việc cần ưu tiên cũng như khó có thể đưa ra các quyết định hợp lý. 

Lời khuyên:

Bạn cần phải nhanh chóng tô nổi hoặc đặt phần việc cần ưu tiên vào một danh sách riêng để có thể tập trung vào hoàn thành nó. Thông thường, những đầu việc quan trọng sẽ ảnh hưởng đến những đầu việc nhỏ lẻ khác. Do đó, bạn đừng lo lắng liệu quỹ thời thời gian của mình có đủ để giải quyết từng việc từ quan trọng đến kém quan trọng hơn hay không. 

Ví dụ: Trong ngày mai, bạn cần phải phản hồi khách hàng về số lượng sản phẩm A còn lại trong kho. Cùng thời hạn đó, bạn cũng cần phải giải quyết vấn đề về việc sắp xếp số lượng sản phẩm trong kho. Trong trường hợp này, bạn cần giải quyết vấn đề ở kho trước khi trả lời khách hàng bởi nếu hàng hóa trong kho được sắp xếp và thống kê cụ thể, bạn sẽ nhanh chóng phản hồi được với không chỉ khách hàng này mà còn nhiều khách hàng khác. 

Theo Elle

Mời xem thêm chương trình

Cuộc Sống Là Những Món Quà