blogradio.vn - Một ngày ai cũng có 24 giờ, sao mình lúc nào cũng thiếu thời gian mà người ta lại làm được vô số thứ. Và làm cách nào để tăng hiệu suất công việc? Bạn cần phải tập trung vào gốc rễ của vấn đề, những nguyên nhân chính khiến cho hiệu suất công việc bị ảnh hưởng. 7 thói quen trong công việc dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc. Một khi bạn có thể thay đổi thì con đường sự nghiệp của bạn sẽ phát triển đáng kể.

***

Đừng quá tập trung vào những chi tiết nhỏ. Tập trung vào kết quả thì hiệu suất công việc sẽ cải thiện theo. Đã bao giờ bạn tự hỏi rằng tại sao một người lại có thể làm được nhiều việc đến thế hay chưa? Nhất là khi bạn nhìn những người cùng tuổi, thậm chí kém tuổi, họ thành công với mức lương nhiều con số, sự thăng tiến trong công việc và có một mục tiêu rõ ràng trong cuộc sống.

Một ngày ai cũng có 24 giờ, sao mình lúc nào cũng thiếu thời gian mà người ta lại làm được vô số thứ chứ? Câu trả lời nằm ở hiệu suất, khi số lượng như nhau thì hiệu suất sẽ là thứ quyết định tất cả. Ví dụ như: 2 công nhân làm việc 8 tiếng với chất lượng sản phẩm như nhau, 1 người làm được 100 sản phẩm, 1 người làm được 130 sản phẩm. Rõ ràng người làm được nhiều sản phẩm hơn sẽ có cơ hội được tăng lương và thăng tiến tốt hơn.

Bạn cần phải tập trung vào gốc rễ của vấn đề, những nguyên nhân chính khiến cho hiệu suất công việc bị ảnh hưởng. 7 thói quen trong công việc dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc. Một khi bạn có thể thay đổi thì con đường sự nghiệp của bạn sẽ phát triển đáng kể.

1/ Tập trung vào những chi tiết nhỏ thay vì kết quả cuối cùng

"Kế hoạch có xuất sắc tới đâu thì đôi khi cũng cần phải nhìn vào kết quả cuối cùng". - Winston Churchill.

Dù cho quá trình tốt tới mức nào thì kết quả vẫn là thứ quan trọng nhất. Đúng, bạn có thể có một kế hoạch hiệu quả: không tồn đọng email, hay dán giấy nhớ theo một hệ thống dễ hiểu,... nhưng chúng chỉ thể hiện rằng bạn đang làm tốt những "việc râu ria" mà thôi.

Xét cho cùng, thước đo chính xác nhất của hiệu suất công việc chính là bạn làm và hoàn thành được bao nhiêu. Những người có hiệu suất công việc cao luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Họ sẵn sàng làm mọi thứ, vượt qua nỗi sợ và bỏ ngoài tai mọi nghi vấn. Tất nhiên, quá trình vẫn là một yếu tố quan trọng để có được kết quả. Nhưng hãy đảm bảo rằng chúng đang hướng về mục tiêu mà bạn muốn, thay vì kéo bạn xa dần khỏi đích đến.

Hiệu suất phụ thuộc vào việc bạn thực hiện và hoàn thành các mục tiêu đến mức nào, chứ không phải các "công việc râu ria". Đừng quá tập trung vào những chi tiết nhỏ. Tập trung vào kết quả thì hiệu suất công việc sẽ cải thiện theo.

2/ Thức giấc cùng điện thoại

Theo một cuộc khảo sát thì tỷ lệ người kiểm tra điện thoại trong vòng 1 tiếng sau khi tỉnh giấc lên tới 88% và 55% thì kiểm tra email trước cả khi tới công ty. Khi đọc đến đây bạn cũng có tự hỏi: chẳng phải nên bắt kịp với công việc ngay khi mới thức giấc sao? Nhỡ đâu có chuyện gì gấp hay thông tin gì mới trong đêm qua mà bản thân chưa biết? Nếu không nhìn chẳng phải mình "mù thông tin" hay sao?

Nhưng khi đi sâu hơn vào nghiên cứu, đây thực ra là một thói quen không tốt vì nó sẽ đặt bạn vào trạng thái căng thẳng và dễ bị sao nhãng (trước cả khi bạn dậy làm vệ sinh, ăn sáng,...). Cá là không ít lần, bạn đã muộn làm vì mải lướt mạng xã hội hay xem video trên YouTube. Ngoài ra đọc email công việc trước khi tới công ty cũng chưa chắc đã giúp được gì vì bạn còn chưa tới chỗ làm cơ mà.

Nhưng, ở một mức độ nào đó, việc kiểm tra email cũng chưa hẳn là xấu và chỉ áp dụng với một số ngành nhất định. Ví dụ như trường hợp bạn đã có máy tính ở nhà và công việc của bạn có thể thực hiện qua đó (thiết kế, video editor,...) thì việc kiểm tra email sẽ giúp bạn bắt kịp thông tin, chỉnh sửa sản phẩm nhanh chóng và không bị trễ.

Vậy nên, hãy vận dụng và điều chỉnh tùy theo công việc của bản thân. Nhưng có một điều thì nên áp dụng với mọi trường hợp, đó là hạn chế kiểm tra các mạng xã hội ngay khi vừa mới ngủ dậy. Trừ khi đó là các tin nhắn công việc, còn không thì bạn sẽ rất dễ bị sao nhãng. Đây cũng là chủ đề chính trong thói quen thứ hai.

Hạn chế kiểm tra mạng xã hội, email trên điện thoại ngay khi mới thức giấc, chúng sẽ ảnh hưởng đến tâm lý và làm bạn sao nhãng khỏi mục tiêu chính: Chuẩn bị đón ngày mới với trạng thái tốt nhất.

3/ Mất tập trung khi làm việc

Đây là điều không hề lạ đối với bất kỳ ai, bạn thường sẽ chỉ làm được vài phút rồi lại bị sao nhãng vì cái khác. Đa phần ai cũng vậy, khác biệt chỉ là thời gian giữa những lần mất tập trung mà thôi. Vậy làm sao để tránh, hay đơn giản là kéo dài thời gian giữa những lần bị mất tập trung?

Đầu tiên, bạn cần phải có một môi trường làm việc ngăn nắp gọn gàng. Theo một nghiên cứu, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực tới hiệu quả công việc của bạn. Đây cũng là điều dễ hiểu, sẽ không bị tốn thời gian lục tung bàn làm việc tìm đồ hay đột xuất muốn dọn bàn làm việc giữa giờ nữa.

Cuối cùng, bạn cần phải giữ môi trường làm việc vừa đủ. Đơn cử như trình duyệt web, nếu bắt buộc phải nhắn tin công việc qua group chat của Facebook, hãy chỉ giữ lại tab Messenger và đừng mở trang chủ Facebook rồi dùng khung chat. Như vậy sẽ không có những lần "lỡ tay" kéo xuống hay lướt liền tù tì vì "tin hot" đập vào mắt.

Việc nghe nhạc thì hoàn toàn có thể, nhưng hãy dùng những trang chuyên nghe nhạc như Spotify, SoundCloud thay vì YouTube, giảm thiểu việc bấm vào video rồi xem vài chục giây, rồi lại mất tận 5 - 10 phút để tập trung trở lại.

Làm nhiều việc cùng một lúc và thay đổi qua lại sẽ làm ảnh hưởng tới hiệu suất công việc. Thay vào đó, hãy giảm thiểu tối đa những yếu tố làm bạn bị sao nhãng và giữ không gian làm việc gọn gàng, đơn giản.

4/ "Gấp đôi tới chết"

Làm việc thì ai cũng muốn làm một lần cho xong và cố gắng làm dù mệt mỏi, phải thức đêm. Đúng, hoàn thành công việc là tốt nhưng hiệu suất làm việc sẽ giảm dần theo thời gian bạn làm việc, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như trạng thái cơ thể.

Nếu muốn đạt hiệu suất tốt, "gấp đôi tới chết" sẽ không bao giờ là một giải pháp phù hợp. Thay vào đó, bạn cần phải làm theo kiểu "lướt sóng". Nghĩa là làm việc và có những quãng nghỉ nhỏ để nạp lại năng lượng, lấy lại sự tập trung.

Mỗi người chỉ có 3 tiếng với trạng thái tinh thần tốt nhất trong một ngày. Sau 3 tiếng đó, bạn vẫn có thể làm thêm nhưng khi hiệu suất giảm bớt thì cũng là lúc nên dừng lại. "Gấp đôi đến chết" có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhưng cái giá phải trả thì sẽ không hề rẻ chút nào đâu. Nó có thể là chất lượng công việc, thời gian bên người thân hay thậm chí là sức khoẻ.

Đừng làm việc cho tới khi kiệt sức, bạn sẽ mất động lực và bị ảnh hưởng tới tận ngày hôm sau. Hãy tạm dừng khi thấy mệt mỏi, đồng thời có các quãng nghỉ ngắn giữa giờ làm để lấy lại sức và giải tỏa căng thẳng.

5/ Việc nào cũng như việc nào

"Thứ quan trọng thì hiếm khi cần gấp, mà thứ cần gấp thì hiếm khi quan trọng". - Dwight D. Eisenhower.

Đây chính là một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng không đủ thời gian, chậm deadline hay ngập đầu trong công việc. Không phải việc nào bạn cần làm cũng quan trọng như nhau.

Hiệu suất cao chính là khi bạn hoàn thành được những công việc quan trọng nhất thay vì gấp nhất trong ngày. Do đó, trước khi vào làm, hãy cố gắng sắp xếp thứ tự công việc theo độ quan trọng (nếu chưa biết thì đừng ngại hỏi sếp của mình).

Nhờ vậy, bạn sẽ có thể dành quãng thời gian hiệu quả nhất, để tập trung hoàn thành những việc đó và đạt được kết quả tốt nhất. Không phải ai cũng có thể hoàn thành được mọi đầu công việc trong một ngày, do đó hãy dồn sức cho những việc quan trọng nhất trước.

Sắp xếp công việc dựa theo độ quan trọng chứ không chỉ deadline. Nhờ đó bạn sẽ có thể tối đa hoá kết quả của mình sau mỗi ngày làm việc.

6/ Không có thời gian

Có một câu nói rất đúng trong môi trường làm việc, đó chính là: "Nếu muốn việc gì được hoàn thành thì hãy giao cho người bận rộn nhất". Khi có thời gian, người ta thường "vật lộn và trì hoãn" để hoàn thành công việc. Nhưng khi mà "cực kỳ bận rộn", việc khó mấy cũng có thể hoàn thành.

Tại sao lại thế? Vì người bận rộn sẽ "tạo ra thời gian" thay vì tìm chúng. Nếu muốn có hiệu suất công việc cao, bạn cũng nên "tạo ra thời gian". Vậy làm điều này như thế nào? Đó chính là xác định được thứ tự ưu tiên như đã nói ở thói quen thứ năm và xây dựng thời gian biểu của bạn quanh chúng.

Đừng tìm thời gian để làm những việc quan trọng đối với bạn mà hãy tạo ra thời gian. Đưa những công việc quan trọng vào thời gian biểu và xây dựng kế hoạch dựa theo chúng.

7/ Nhờ gì cũng làm

Việc khoe đi làm cả ngày hay lúc nào cũng bận không phải là dấu hiệu của hiệu suất công việc cao. Nó là biểu hiện của người "nhờ gì cũng làm", không hề biết đặt giới hạn và tập trung vào mục tiêu của bản thân.

Thử nghĩ lại xem, khi đi làm liệu đã có lần nào bạn nhận những công việc chẳng giúp gì cho bản thân hay thậm chí là không thích chưa? Chúng không chỉ khiến bạn bị khó chịu về mặt tâm lý mà còn tốn cả thời gian lẫn năng lượng.

Nếu muốn đạt hiệu suất công việc cao nhất, hãy đặt ra giới hạn và đừng để những việc "râu ria" ảnh hưởng đến mục tiêu quan trọng. Việc đặt ra giới hạn không chỉ áp dụng cho công việc mà còn cho cả giờ giấc.

Ví dụ, bạn làm việc tốt nhất vào buổi chiều, hãy đặt giờ họp hay cuộc hẹn gặp mặt đối tác vào buổi sáng. Hãy học cách để "từ chối" đồng thời tìm một quy trình làm việc phù hợp với bản thân để điều chỉnh kế hoạch trong ngày cho thích hợp.

Đừng nói "có" với mọi thứ và khiến cho bản thân bị bận rộn bởi những việc "không quan trọng". Hãy đặt ra giới hạn, học cách "từ chối" thật lịch sự để có thể nói "có" đối với những thứ quan trọng.

Theo Pháp luật và bạn đọc

Mời xem tiếp chương trình